【管理が大変】エクセルでプロジェクト管理はできない!- だれプロラジオ書き起こし#30

橋本:皆さんこんにちは。パラダイスウェアの橋本です。

中島:中島です。

古長谷:古長谷です。

橋本:だれプロラジオ、第30回。

古長谷:「エクセルでプロジェクト管理はできない」です。

橋本:できないって言ってしまいましたね。

中島:言い切りましたね。うん、できない。

橋本:できないですよ。実際のところ。
 

なぜエクセルでプロジェクト管理ができないのか

橋本:古い環境の会社は、今でもエクセルでプロジェクト管理やっているところが結構あるはずです。ネットでは神エクセルとかって言われいて、エクセルで何でもやることをばかにする風潮があるんですけど、皆さんに思い出していただきたいことは、エクセルは表計算ソフトということです。そのことを忘れているんじゃないかなって思います。

中島:万能ツールだと思っている人がいますからね。

橋本:そう。フォーマットとして、例えばエクセルで to do リストを作ったりとか、ガントチャートを引いたりっていうのは、形としてはできるんですよ。

正直なところ、会社としてソフトウェアやツールの購入が面倒くさいと思っている会社は多いですよね。認可する側も、なんでガントチャートをエクセルで引けるのに、よくわからない新しいソフトを入れないといけないんだっ?て。プロジェクトマネジメントのことを全くできない管理者はそう思うわけですよね。それは体裁として作れるからといって、実際にプロジェクトを管理できるとは限らないじゃないですか。

エクセルでの管理で何が大変かというと to do をエクセル上で管理しようとすること。そのとき、ステータスとか追加情報も増えていってエクセルに情報が溢れていくんですよ。
前に【だれプロラジオ】でタスクの管理、タスクマネジメントの回をやったので、そちらでも話していますが、プロジェクトマネジメントの中で何が大事かというと、一つのプロジェクトの中でタスクをちゃんと同時進行させること。いろいろな細かい、やらないといけないことがあったりとか、解決しないといけない課題っていうのがあったりするわけじゃないですか。それをメンバーが混乱しないように調整していくことが重要です。

#26 タスクマネジメント(タスク管理)って何?

古長谷:タスクにも、階層がありますもんね。

橋本:そう。そのタスクの中身がすごく大事なわけですよ。タスクマネジメントっていうのはタスクの中身のマネジメントなわけですよね。ここのタスクを洗い出すところは、その前段にすぎないです。プロジェクト推進中、タスクをいろいろやっていくうちに、「やっぱりこのタスクは別で切り出してやらないといけないよね」みたいな話も当然出てくる。この全体の行ったり来たりがすごく大事なのです。それがエクセルだと、例えばコメントを中に書いていったら、もう訳分かんなくなるわけですよ。

中島:訳分からないですよ。笑

古長谷:エクセルでやると、その中身をわざわざ、セル1個見に行くとかになるわけですよね。笑

橋本:そうそう。例えばチケット管理ツールのリンクを貼ったとしても、それは連動してないのため両方管理しないといけなくなってしまうので、訳分からなくなるんですよ。だからマンモスプロジェクトを導入いただくか、プロジェクト管理っていうものをエクセルでできないですよという認識をもう少し広めたいなと思っています。

中島:そうですね。「(プロジェクト管理を)どうしています?」って聞いたときに、「うち、エクセルでやっているから大丈夫」って言われてしまうと、そこで「あ、そうなんですね」で終わるんですよ。

橋本:大丈夫じゃないんだよ。笑

中島:絶対に現場の人は大丈夫だと思っていないと思うけどね…

橋本:そうなんですよね。だから、そこをどれだけ危機感を持ってやることができるかどうか。
 

プロジェクト管理ツールが必要な理由

橋本:仮にエクセルでできるとしても、エクセルの労力が100% だとするじゃないですか。管理用のツールを入れると、労力は10分の1

中島:10分の1。

橋本:切っているかもしれない。

中島:と思いますよ。本当に。

橋本:10分の1切るっていうことは、プロジェクトって大体、プロジェクトマネージャーとかプロジェクトリーダーがボトルネックになるんですよ。

この人が一生懸命に1日中、エクセルをいじっている仕事をすると、課題解決とか新しいタスクの洗い出し等ができなくなっちゃうので、この効率を下げないと、プロジェクト全体の生産性って絶対上がらないですよね。

そのマネジメントをいかに楽にするかということが分かっていない会社とか、例えば僕が新しく業務委託とかで受注して、プロジェクトやって、うちはエクセルしか使っちゃ駄目ですっていうプロジェクトは絶対受けないですよね。

中島:その時点でもう。

橋本:能力的にはやることができるけど、しんど過ぎるので。そういうプロジェクトには関わらないですっていう人が今、とても増えています。やりやすさや効率性みたいなものをちゃんと考えていかないと、回らなくなっているんじゃないかなと思いますね。

中島:エクセルにかける労力を、他のことをやったほうが、アウトプットが絶対いいものになりますからね。

橋本:エクセル自体はプロジェクトのアウトプットではないので。

中島:ないですよね。

橋本:あくまで管理用に作っているもので、そこでやっていることは、なければないほうがいいんですよ。

中島:そう。なきゃないほうがいいですよ、本当に。

橋本:だから、例えば大規模プロジェクトやセキュリティーが厳しい会社というのは、あるのは分かります。うちの会社でも、オンプレミス型やプライベートクラウド型で、セキュリティーに考慮したツールはうち以外でもたくさん提供されているので、ちゃんとそういうのを検討しないと、本当にプロジェクトメンバーを集められなくなります

中島:そうですね。結果、そういうところの判断で、できるものの良しあしが全然変わってきちゃいますからね。

橋本:全然変わる。

中島:環境の整備は大事ですよね。

古長谷:エクセルで工程管理するので、それを更新するのはマストですっていうプロマネ案件来たら、断りますよね。

橋本:断るよ。絶対ね。ツールはどうしても取り掛かりのときに、エクセルと同じぐらいの労力はかかるんですよ。エクセルのほうが慣れているから早いって思う人も多いんだけど、いや、変更管理が本番ですからっていう。

中島:そこですよね。エクセル管理じゃなくて、変更管理が本番だっていう。

古長谷:目的がそこですもんね。

橋本:例えば、プロジェクトマネジメントツールだと慣れていないから3時間かかります。エクセルだと1.5時間で終わります。ここだけ見れば、効率性はエクセルのほうが速いんですよ。

だけど日々の変更管理だと、エクセルだと崩壊するから途中でお手上げになってしまうんですが、プロジェクトマネジメントツールだと最後まで行くので、日々の管理工数を考えたときに、圧倒的にツールを使ったほうがいいですね。

中島:そうですね。

橋本:だから、プロジェクトを成功させたければ、エクセルでプロジェクト管理をするのはやめましょう

中島:はい。

橋本:ということで、だれプロラジオ、第30回は。

古長谷:「エクセルでプロジェクト管理はできない」でした。

中島:この動画が良かったと思ったら、グッドボタンとチャンネル登録、ぜひよろしくお願いします。

橋本:お願いします。

中島:それでは、また次の動画でお会いしましょう。ご視聴ありがとうございました。

橋本:ありがとうございました。

古長谷:ありがとうございました。

 

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