【現場混乱】チャットで仕事をするな!【情報散乱】- だれプロラジオ書き起こし#24

橋本:みなさんこんにちは。パラダイスウェアの橋本です。

中島:中島です。

古長谷:古長谷です。

橋本:だれプロラジオ24回なんですけど、今回はですね、非常事態宣言下ということで弊社もですね、だれプロラジオを Zoom で録画してみるという試みをやってます。

皆さんリモートワークの回で Zoom のおすすめをしたんですけど、セキュリティに関していろいろ報道とかあるので是非ご自身でアップデート情報とかチェックしてですね、ご利用いただくことをお勧めします。ということで第24回のテーマは?

古長谷:はい。チャットで仕事をするな、です。
 

チャットは必須ツール

橋本:そうですね、チャット。まさに、こういうご時世なんで。チャット入ってないプロジェクトって参加してる?

中島:今もうないですね。

橋本:ないですよね。

中島:ないです。

古長谷:一件だけありますけど、進まないです。

橋本:それってメールでやってるの?

古長谷:そうですね。すごく、セキュリティが厳しくて導入できなくてやむを得ずメールと電話っていう感じです。

橋本:これは仕事にならないね。まあ別にチャットで仕事できるわけじゃないんだけど、連絡手段としてね、チャットないとちょっとリモートは、正直厳しいですね。
 

チャットで仕事をするときの問題点

橋本:仕事でチャットを使う時に一番嫌なのって何ですか、中島さん。

中島:やっぱあれですね、一番問題があるのは情報がどんどん流れちゃうことですかね。

橋本:大事な情報が流れちゃうね。

中島:そうですね。依頼とか修正の内容とかが流れちゃう。それ探すところから作業しなきゃいけないっていうのは萎えますよね。

橋本:しかもデザイン業務だと、データファイルのやりとりとかあるじゃないですか。

中島:ありますね。「最新版どれよ?」みたいな。

橋本:あと、「このファイルに対するコメントはどこに行ったんだ」みたいなとか。

中島:そうです。

橋本:そういえば「”ここの色直してくれ”って言われたけど、どの時のデータ言われたんだっけ?」みたいな。本当に大変ですよね。自分が関わってるプロジェクトではないんですけど、連絡手段がチャットに統一されてない一つのサービスに統一されてないことも混乱の元ですよね。

古長谷:携帯電話のショートメッセージに時折、連絡が飛んできたりとか。

橋本:チャットツールの使い分けとか本当に地獄でしょ。チャットはそんなに機能差があまりないので、使い勝手とか、あとみんなが知ってるとかっていうところで決まることが多いと思うんですけど。「このファイルはこのチャットのこのチャンネルに上がってるんだけど、オーダー(指示)は別のツール(メール等)で来てたみたいなのとかって、検索しても見つからない!」みたいな。すごくもう大変ですよね、あれ。

中島:そうですね。プロジェクトによってはチャンネル乱立問題とか。

橋本:それもね。

中島:「どこで訊かれているんだっけ」とか。「この話題はどこで話したらいいんだろう」とか。

橋本:今って本当に何でもチャットで送っちゃう状態になっていると思うので、それをどう管理するかっていうのをちゃんと考えてやらないと。基本的に、ひとつのプロジェクトでまとめるとかの方がいいですよ。用途とかでまとめると大変なことになっちゃうので。

中島:そうですね。

橋本:うちの会社の場合、 CS とかマーケティングチーム、開発チームみたいな感じで分けてるじゃないですか。たとえば中島さんにデザインの話を振るときはデザインチャンネルでやるから、中島さんが「そういえばあれやらないといけない」みたいな話があった時に、すぐデザインのところ見に行けるとか。開発のエンジニアに振る話は全部その部分でやるみたいなね。そういうプロジェクトの仕切りと言うか、ルールみたいなものがないと結構大変ですよね。
 

極力DM の使用は控えよう

中島:あと問題になるのは個人同士でしか確認できないDM(ダイレクトメッセージ) ですね。

橋本:そうですね。DM は仕事の話をしない方がいいですね。

中島:クローズドな場になっちゃうんで、誰が何やってるのか分かりにくくなるっていうのはあるから。結構「DM禁止」って定着してきてるルールになりつつありますよね。

橋本:そうですね。僕は PM なので、質問とか分からないこととか結構いろんなメンバー、各プロジェクトのメンバーから聞かれたりするんですけど、DM でそれをやられると結構後で探すの大変ですね。

PM って基本的にプロジェクトの全体像を知っておかないといけない人なんだけど、ディテール(詳細)のところとか分かんないことがあったりすると、それを知ってる人に僕が DM の中身をコピペしてメンション付けて訊くみたいなことをやって、それで返事を最初に訊いてきた人に渡すみたいなことやんないといけないんですよ。コミュニケーションのパスがものすごく増えますね。

それをオープンなチャンネルの中でやっておけば、気付いた人が「それ僕が知ってるんで答えときますね」みたいなことができるんで。極力個人的な話以外はチャンネルでやった方がいいですよね。
 

プライベートと仕事でツールを分けよう

古長谷:ちょっと困ってるのが、プライベートで使ってるもの、LINE、メッセンジャー(Facebook)。あれに仕事のものも入ってきたりすると気持ちの切り替えがなかなか難しくなってきますね。

橋本:特にリモートワーク、テレワークと仕事とプライベートの切り分けが難しいみたいな話が、最近いろんな人から聞くようになったんですよね。朝起きて出社する間にみんな気持ちを切り替えたりとか、会社が終わって帰宅時間の間に気持ち切り替えみたいなの、前はあったじゃないですか。

だけどテレワーク、リモートワークでなくなったので、ミーティング終わった直後に「じゃあ晩御飯です」みたいな。その後にミーティングについての Slack のメンションがバババって飛んでくるみたいな。それだと、ご飯中に何か仕事の返信をしないといけないみたいな気持ちになる。それでも、「いやもう今日は終わったから明日返します」って切り分けできる人ならいいんだけど、そうじゃない人の場合は、プライベートの時間でも仕事しちゃうみたいな感じでメンタル結構やられやすいですね。

そういう意味でも、プライベートで使っているチャットツールをあんまり仕事で使わない方がいいかなとは僕は思いますね。まあ LINE とか Facebook メッセンジャーとかはみんなどちらかというとプライベートで使ってるものだったりするので。ツール新しく入れなくていいとか、アカウントみんな持ってるとかっていう便利さはあるんですけど。
 

チャットにタスクの詳細な話を書かない

橋本:あと、Slack とかチャットで仕事してる時にどうしてもタスクの話を色んなところでやっちゃう問題ってあって、それ探すの大変という話が中島さんあったじゃないですか。

たとえば弊社の場合は、もちろんマンモスプロジェクト使っているので、そういう混乱は無いですけど、タスクの話は基本プロジェクトマネージメントツール、タスク管理ツールでやりましょうっていう整理にしておかないと、取りこぼしとか見落としとかそういうのが結構多発するんじゃないかなと思いますね。

リモートワーク、テレワークになってから多分どこの会社も飛躍的にチャットの量が増えていると思うので、打ち合わせの話なのかちょっとした確認なのか、それともタスクに対する指示なのかっていうのはちゃんとコミュニケーション方法を分けてルールを作らないと、混乱して回らなくなっちゃうんじゃないかなと思ったりしますね。
 

まとめ

はい。では今回のまとめですね。

一つ、チャットツールは一つに絞りましょう。複数のツールがあるとみんな混乱してしまうので、一つのツールで、その中でどんな話はどういうふうにやるのかっていうルールを決めていきましょう。
 
一つ、DM で基本的に仕事の話はしない方がいいです。コミュニケーションパスがすごく増えちゃうので、言われた側も聞かれた側も結構掘り返すのが大変になっちゃうので、DM は基本的に個人的な話だけにして、チャンネルとかですね、オープンな場所で確認するようにしましょう。
 
一つ、一つの作業の流れに対する修正や、フィードバック、追加依頼みたいな話はタスク管理ツールの中でやること。チャットでやっちゃうとメッセージを受ける側や、それを後でレビューする人がすごく大変なので、タスク管理ツールを使ってそういった混乱をあらかじめ防ぎましょう。

チャットで進捗を伝えるならば、タスク管理ツールの URL を送ってメンション付けて、これ対応しました。確認お願いしますとかっていうコミュニケーション入れるだけで全然円滑に仕事が進むので、有効です。ということで第24回。

古長谷:チャットで仕事をするな!

橋本:でした。

中島:はい。この動画が役に立ったと思ったらグッドボタンとチャンネル登録よろしくお願いします。それではまた次の動画でお会いしましょう。ありがとうございました。

橋本:ありがとうございました。

 

Hashimoto Masayoshi
橋本将功
IT業界20年目、PM歴19年目、経営歴9年目、父親歴5年目。Webサイト/Webツール/業務システム/アプリ/組織改革など、350件以上のプロジェクトのリードとサポートを実施。その経験を元に、誰でも簡単に効果的なプロジェクト運営を行うことができるツール「マンモスプロジェクト」を開発した。世界中のプロジェクトの成功率を上げて人類をよりハッピーにすることが人生のミッション。