【初期投資0円!】テレワーク(リモートワーク)を成功させるポイント:ツール編【完璧な組み合わせ】- だれプロラジオ書き起こし#17


 

リモートワークを成功させるポイント

橋本:はい、みなさんこんにちは。パラダイスウェアの橋本です。

中島:中島です。

古長谷:古長谷です。

橋本:だれプロラジオ第17回は。

古長谷:はい。リモートワークを成功させるポイントです。

橋本:第16回は「なぜ失敗するリモートワークが多いのか」っていう話だったんですけど、今回はですね、具体的な方法をお話します。新型コロナウイルス対策で「リモートワークってどうやってやったらいいんだ」ってお悩みの経営者もマネージャーの方々も多いと思うので。

中島:多いんじゃないですか。

橋本:具体的にどういう風にすればいいかっていうところをお伝えできればなと思います。

中島:はい。
 

リモートワークをする上で大事な事

橋本:まず考え方で一番大事なのは「マイクロマネジメントするのを諦めること」ですね。

中島:ああ、いいですね。

橋本:マイクロマネジメントをすると、マネージャーも1日24時間しかないので、部下のやってることを全部細かく確認してああだこうだ言う、まあこれがマイクロマネジメントなんですけど、それやってるともう時間がいくらあったって足りないです。

中島:足りない。

橋本:多分ですけどリモートワークに移行できない企業のほとんどがマイクロマネジメントができない状態に陥ることの不安から来てると思います。

中島:1から10まで見てないと不安なんですね。

橋本:そうだと思います。「ちゃんと会社来てるのか」みたいのとか、席の横を通りがかって「お、仕事してんな」みたいなのができないことがマネージャーの側でとても不安で。だってリモートワークだと、色んなやり方を後からお伝えするんですけど、見えないから寝てるかもしれないですよね。

中島:そうです、そうですね。

橋本:極論言っちゃうと、寝ててもいいんですよ

中島:お。やることやっていればね

橋本:そう。

中島:そうなんですよ。

橋本:なんか会社に来ていると仕事してるように見えるけど。

中島:見える。

橋本:スーツ着て打ち合わせに出てると仕事してるように見えるけど、アウトプットとしては「寝てるのと一緒」みたいな人って世の中いっぱいいますよね。寝ているだけならまだいいんですよ。会議でいらんこと言ったりとか部下の足を引っ張る上司とかって世の中にいっぱいいるじゃないですか、ね。そういう人たちにとってリモートワークでアウトプット軸で評価されることが怖くてしょうがないんですよ

中島:だって何もやってないから。

橋本:うん。もっと言うと自分がマネジメントとしてアウトプットを出せてないことがバレるのも怖いし、アウトプット軸で評価しなければならなくなること、自分がそういう仕事の仕方をしてきてないから部下にそういう仕事の仕方をしろと言っても無理だと思うんですよ。

中島:そうですね。

橋本:だけどこの辺はマネジメントスキルをちゃんと身につけて、それにちゃんと適したツールを使うことでカバーできるんですよ。

1つは、これは「ツールなのか?」というレベルなんですけど、EXCEL です。EXCEL で何をやるかっていうと、例えば部下がいます、彼らが使える時間は基準通りいくと1ヶ月160時間じゃないですか。

160時間でそれぞれのメンバーがどういう仕事をしてほしいかっていうのを洗い出しますと。例えば、営業の管理だと、これはどこの企業でもやってると思うんですよ。営業の人って外行くから、遊んでたら困るので1日の平均訪問件数とか電話かける場合は1日何件とか決めますよね。ちゃんと管理の基準があるということです。

これノルマにしちゃうとまた組織がおかしくなっちゃうんだけど、他のポジションでも「1日8時間、1ヶ月で160時間の中でこれを一旦やってもらって、その中でどういうアウトプットが出るか?」っていうのをちゃんと把握しておいて、それを月単位で見ていきます。例えば1月こうだった、2月こうだった、3月こうだったと。

よくネットとかで「日本の企業では PDCA はワークしない」って言われるんだけど、それはアウトプット型のマネジメントをやってないからなんですね。アウトプットのパフォーマンスの経緯を追っていくと、「どこを改善すべきか」とか、「この人はたぶん営業を向いてる(向いてない)」とかっていうのがもう割と短い期間で見える。そうすると、自分の部下のパフォーマンスが分かるし、「ここの業務は多分こう変えたほうがいいね」みたいなのも見えてくるので、EXCEL でそれを例えば月ごとにシートを分けて管理しますと。
 

チャットツールを活用しよう

橋本:あとはチャットは入れたほうがいいかなと思います。別に Microsoft Teamsでもいいし、Slack でもいいし、Chatwork でもなんでもいいんですけど、即時性みたいなのって、普段会社にいればね、声かけて話ができるけどチャットがその代わりになるので入れたほうがいいかなと思います。

ただポイントは、これも回を分けてお話しすればいいかなと思うんですけど、チャットで仕事をしてはダメです

「チャットで仕事する」っていうのはどういうことかっていうと、例えば一つの業務があって、それに関する情報をチャットで全部やりとりするという形です。これは後から見た時にわけわかんなくなるのでこれは絶対やめたほうがいいです。

弊社はね、マンモスプロジェクトを提供しているのもありますけど、各業務を全部タスクとして洗い出して、そこに全部情報集約するようにしているんですね。例えば中島さんこのデザインお願いしますってなったら、うちの会社はチャットは Slack 使ってるんですけど、Slack でマンモスの URL を送って「中島さんこのデザインの話はこっちでお願いします」ってやってるので、後から見返した時に情報がごちゃごちゃにならずにすむ。

今は Slack もあるし Chatwork もあるし LINE もあるし facebook Messenger もあるし、それぞれで仕事の話やってると、もうね、どの話がどこにあるのかさっぱりわからないみたいな。

中島:そうですね。掘るとこからやんなきゃいけないみたいになっちゃうとね。

橋本:そう。それがすごく時間の無駄なんです。

中島:そうですね。

橋本:あとこういう仕事のやり方をエンジニアにやると、とても嫌われます

中島:ああ、確かに。

橋本:本当に開発やってる人は気を付けたほうがいいですね。エンジニアって与えられた条件から設計とか実装の部分とかテストとかっていうのをやっていかなきゃいけないので、途中で話が変わると巻き戻しになっちゃうんですよ。

巻き戻しになると、最初の時点で「いついつまでにあげてください」みたいなオーダーがあるんですけど、タイムロスが発生しちゃうんですよね、すごく。

ただ、とはいえ後から仕様を変えないといけないこともあるので、「どういう経緯でこの話が来て、ここの判断が変わったから申し訳ないけどこっちも考慮に入れてください」みたいな話をしないといけない。それを全部五月雨でチャットでやっちゃうともうエンジニアはやってられなくなります。

中島:無理ですね。

橋本:まあデザインもあると思うんですけど。

古長谷:みんな無理ですね。

中島:みんな無理ですよね。

橋本:ここは結構ポイントです。

中島:そうですね。

橋本:リモートワークでチャットじゃあ使おうと言って、ぐちゃぐちゃになるケースってほぼこのパターンですね。オフショア開発とかもチャットでやるとぐちゃぐちゃになります。
 

プロジェクトマネジメントツールを導入しよう

橋本:プロジェクトってね、前も話してだけど絶対にぐちゃぐちゃになる時期があって、それは外部条件とかコントロールできないところで発生するんですけど、そのときにコミュニケーションのぐちゃぐちゃが一気にしわ寄せがきちゃうので、リリース前とかね、悪夢じゃないですか。

中島:うわー、悪夢ですね。

橋本:だからそういうことがないようにちゃんと、まあできればねマンモスプロジェクトを使っていただいて…(笑)。

中島:そうですね。

橋本:マンモスプロジェクト何がオススメかっていうとプロジェクトマップという機能があってタスクをマップ化できるんですね。そうすると全体の流れがわかるので、より混乱は少なくなりますね。

中島:そうですね。「そろそろ自分のところにタスクが回ってきそうだな」とか。

橋本:そうそうそう。そういうのがね。

中島:「誰々さんが何々やってるからそろそろ誰々さんが忙しくなるな」とかいうのも分かるっていうのは。

橋本:いつ仕事が降ってくるかわからないっていうのは結構不安なんですよ。特にデザイナーは修正とかしますもんね。

中島:そうですね。

橋本:エンジニアとかはね、どうしたってプロジェクトの後半に労力がかかる仕事なので、前半がどうなっているのかっていうのが見えないとみんなとても不安になるので、全体の流れをみんなで共有していくっていうのはすごく大事だし、例えばこれが受託案件の場合だとお客さん側が見てもわかるのでいいですね。

中島:そうですね。

橋本:お客さんは逆にプロジェクトの前半部分はすごく PM とかデザイナーと会話するんだけど、機能とか決まって実装に入るとエンジニアとは基本的にそんなに会話しない。だから、「あれはああいう風に決まったけどちゃんと進んでいるのかな」っていうのが不安になるんですね。そこでプロジェクトマップを使って全体を共有していくと、「順調に進んでる、よかった!」みたいな感じになります。

中島:そうですね。非常にリモートワークに適したツールといえるでしょうね、やっぱりね。

橋本:まあそれを目指して作ったので。

中島:そうですよね、うん。当然のことながら弊社のタスクも全部マンモスでやってますね。

橋本:もちろん。

中島:管理してますからね。

橋本:そうですね。あれないと回ってないでしょ、普通に。

中島:そうですよね、うん。
 

ビデオ会議ツールを導入しよう

橋本:あとツールで使ったらいいのは Zoom ですね。Zoom めっちゃ激推しですね。弊社もとてもヘビーユースしてますね。

中島:そうですね。

橋本:Zoom ってオンラインミーティングツールで普通にカメラと音声使って打ち合わせするんですけど、これはね、もうほぼ必須なんじゃないかなと思いますね。何が他のサービスと違うかっていうと通信方式が違うんですよ。リモートのビデオミーティングで何がイライラするって通信止まるとか。

古長谷:1回切れちゃったとか。

橋本:とか。そういうのが嫌な人も多いと思うんですけど、Zoom って通信方式が違って、だからすごく落ちづらくて、僕はオフショア開発やるときも基本 Zoom を使ってますね。オフショア開発先の国が回線安定してなかったりするんだけど、他のサービスよりは使えるますね、圧倒的に。そして、40分無料で使えるので。

中島:1回?

橋本:うん。

中島:あ、そうなんだ。

橋本:そう。で、しかも繋ぎなおせばもう1回使える(笑)。

中島:ああ、そっかそっか。なるほど。

橋本:だから、オフショア開発とかリモートワークをやっている会社で僕が知ってる例だと、ほぼミーティングツールは Zoom ですね。

中島:そうですね。一気に入りましたね。一気に来ましたね。
 

リモートワークを成功させるポイント まとめ

橋本:リモートワークを成功させるポイント。

中島&古長谷:させるポイント。

橋本:1つ、アウトプット型のマネジメントの準備をしましょう。これは非常にシンプルで EXCELシートを1個作って、AさんBさんCさんで160時間のうちじゃあ80時間はなんとかなんとかっていう仕事を出して、その結果得られた資料とかね、営業だと受注件数とか色々あるけど、アウトプットをバーっと書きだして、これを始める。

1つ、チャットツール入れましょう。チャットツールはね、もう世の中当たり前になってきてるんで、入れたほうがいいかなと思います。チャットなんでね、あまり機能に違いないですよね。

中島:そうですね。

橋本:何か1つ決めて、複数のチャット、社員が使い分けてるみたいなことだけはならないようにしましょう

中島:そうですね。

橋本:こういうのも実はよくあるので。プライベートで色んなチャットツール使うのは好きにしたらいいんですけど、業務で使うチャットツールは1つにする。

1つ、プロジェクトマネジメントツールを使いましょう。できればマンモスプロジェクトを使ってください。

中島:はい。マンモスプロジェクトの紹介は概要欄のほうにはってございますので、是非ご検討頂ければと思います。

橋本:チャットツールは相手への呼びかけで使うのがよくて、だけど仕事のタスクの中身、「業務の内容が変わりました」、「こういうお願いだったんですけどここがこう変わりました」みたいな話はプロジェクトマネジメントツールのほうに書いて後から見返してすぐわかるようにしておくと。チャットでぐちゃぐちゃにやっちゃうとものすごく無駄なコストがかかるし、情報の取り違いで大失敗することもあるので気をつけましょう

1つ、オンラインミーティングは随時、やっぱり顔みて話すこと自体は大事だったりもするので、活用しましょう。おすすめのツールは Zoom ですね。

中島:Zoom も概要欄に貼っておきましょうか。

橋本:そうですね。

中島:はい。

橋本:Zoom の宣伝も(笑)。

中島:そうですね。

橋本:でもいいものだよね。

中島:いいのは本当にいいです。

古長谷:いい。

橋本:ちなみにうちのスタイルでいくとSlack、マンモスプロジェクト、Zoomです。

中島:そうですね。

橋本:これ3つ組み合わせれば、ほぼほぼ問題ない

古長谷:100%問題ないです。

中島:地球の裏側にいても全然大丈夫。

橋本:全然大丈夫だし、これで何かマネジメントが難しいとかないもんね。

古長谷:ないですね。

橋本:僕は受託もやっているんですけど、この3つの組み合わせが使えない案件を受けないことにしてます。だってマネジメントがもう大変過ぎる。

古長谷:確かに。マネジメントコストが。

中島:そうですね。

橋本:だからこの3つをね、お試しいただけるといいんじゃないかなと思います。

中島:無料でお試しいただけるんでね。

橋本:もうマンモスプロジェクトも無料ですし、Zoom も無料で使えます。Slack も。

中島:無料プランありますよ。

古長谷:あります。

橋本:だから初期投資で、例えばリモートワーク、全社移行がすごく不安ですって話があれば、まずは開発部隊からやるとかね、部署ごとに変えてもいいんじゃないかなと思います。

中島:はい。

橋本:はい。じゃあ第17回リモートワークを成功させるポイントでお送りしました。

中島:はい。

橋本:ありがとうございました。

中島&古長谷:ありがとうございました。

 

Hashimoto Masayoshi
橋本将功
IT業界20年目、PM歴19年目、経営歴9年目、父親歴5年目。Webサイト/Webツール/業務システム/アプリ/組織改革など、350件以上のプロジェクトのリードとサポートを実施。その経験を元に、誰でも簡単に効果的なプロジェクト運営を行うことができるツール「マンモスプロジェクト」を開発した。世界中のプロジェクトの成功率を上げて人類をよりハッピーにすることが人生のミッション。